Kyra Intelliana Das Digitale Archiv der Landeshauptstadt Wiesbaden ist seit 2019 im Aufbau. Nun geht es in den Produktivbetrieb. Ein wichtiger Meilenstein in der Digitalisierung der rechtssicheren Archivierung der Landeshauptstadt ist damit vollzogen.
Das Stadtarchiv Wiesbaden verbindet man vor allem mit sehr viel Papier, gedruckten Karten sowie zehntausenden Fotos. Kilometerweise reihen sich die Dokumente wohlgeordnet und in Pappschachteln verpackt aneinander. Zurzeit entsteht sogar zusätzlicher Magazinraum für Papierakten an der Adresse Im Rad 42, um neue Akten der Stadtverwaltung aufzunehmen. Das am Montag, 29. September, von Kulturdezernent Dr. Hendrik Schmehl symbolisch in Betrieb genommene Archivmagazin existiert hingegen nur virtuell: Das Digitale Magazin „DIMAG“ nahm seine ersten Archivalien auf.
Dieses digitale Stadtarchiv, das künftig alle Formen von elektronischen Unterlagen sicher aufbewahren kann, startete am Montag, 29. September, in seinen Produktivbetrieb. Den symbolischen Startknopf drückte an diesem Tag Stadtkämmerer Dr. Hendrik Schmehl. Der Kulturdezernent der Landeshauptstadt Wiesbaden lud gemeinsam mit Dr. Peter Quadflieg, Leiter des Stadtarchivs Wiesbaden, die ersten digitalen Archivalien in das DIMAG-System hoch. Archiviert wurden als erste digitale Unterlagen Akten des Corona-Krisenstabes aus dem Jahr 2020.
Mit der Fachanwendung DIMAG kann das Stadtarchiv nun digitale Objekte für zukünftige Generationen dauerhaft und sicher speichern. Dazu gehören etwa digitale Fotos, E-Akten, Datenbanken oder auch Auszüge aus Fachanwendungen. „Mit der Inbetriebnahme des Digitalen Magazins ist das Stadtarchiv Wiesbaden für das digitale Zeitalter infrastrukturell gut aufgestellt“, freut sich Schmehl. „Gemäß unserem gesetzlichen Auftrag können wir nun auch elektronische Unterlagen von den Ämtern und Betrieben der Landeshauptstadt übernehmen, erhalten und für die Nutzung bereitstellen“, ergänzt Quadflieg.
Das Digitale Archiv der Landeshauptstadt befindet sich bereits seit 2019 im Aufbau. Eingesetzt wird mit DIMAG eine Software, die seit 2006 und unter anderem von den Landesarchivverwaltungen Hessen, Baden-Württemberg und Bayern sowie einem Kooperationsverbund norddeutscher Landesarchive entwickelt und eingesetzt wird. Das System funktioniert nach dem internationalen ISO-Standard 14721. Damit soll sichergestellt werden, dass dauerhaft zu erhaltende digitale Daten, etwa zu Rechtsgeschäften der Landeshauptstadt, zum Personenstand der Bürgerinnen und Bürger oder zur Verwaltungsorganisation nicht verloren gehen, beschädigt oder gehackt werden können.
Aber welche Dokumente kommen in das neue Digitale Stadtarchiv? „Wir sichern in unserem Digitalen Magazin Dokumente, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, damit auch in 100 oder 200 Jahren Menschen noch Zugriff auf diese wichtigen Informationen haben“, so Archivdirektor Quadflieg, „dabei haben wir auf ein bewährtes und bereits anderenorts im Einsatz befindliches System gesetzt, das die notwendigen technischen Standards erfüllt.“ Gemeint sind damit eine mehrfach redundante Speicherung ausschließlich in öffentlich-rechtlich getragenen Rechenzentren in Deutschland, die zudem eine hohe Sicherheit gegen Hackerangriffe und Katastrophen aufweisen. Die Daten fließen vom Wiesbadener Stadtarchiv in die Rechenzentren über die gesondert gesicherten und hochverfügbaren „Netze des Bundes“. Gespeichert werden die Wiesbadener Daten bei einem Tochterunternehmen der Komm.ONE-Gruppe, einer Anstalt öffentlichen Rechts, die Datenverarbeitungsdienstleistungen für kommunale Körperschaften anbietet.
Bis es so weit war, dass das Archiv in den Produktivbetrieb gehen konnte, vergingen allerdings Jahre. Dem DIMAG-Verbund hatte sich das Stadtarchiv Wiesbaden bereits 2021 angeschlossen. Technischen Support erhält das Kommunalarchiv seitdem durch die Kollegen des Hessischen Landesarchivs. „Besonders die Vorarbeiten und die Abstimmung für die Inbetriebnahme der Software DIMAG im Stadtarchiv Wiesbaden waren sehr zeitaufwendig“, wie Quadflieg erklärt, „auch weil zur Zeit nur eine geringe Personalkapazität im Stadtarchiv für die Aufgaben der digitalen Archivierung zur Verfügung steht.“ Die Stadtarchivare mussten neben dem Zugang zu den Netzen des Bundes zahlreiche andere IT-, sicherheitstechnische, datenschutzrechtliche sowie arbeitsorganisatorische Aspekte klären und Vorgaben umsetzen – „und dies ohne zusätzliches Personal“, wie Dr. Quadflieg betont. Dabei ging Sorgfalt vor Schnelligkeit: „Schließlich werden in diesem System rechtlich besonders relevante Daten, zum Teil auch mit Personenbezug, datenschutzkonform gespeichert“, betont Stadtkämmerer Dr. Schmehl.
Umso mehr freuen sich der Kulturdezernent sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtarchivs, nun auch digitale Zugänge sicher und dauerhaft ins Digitale Magazin aufnehmen zu können. „Das Stadtarchiv und das Kulturamt leisten damit zugleich einen essentiellen Beitrag zur digitalen Infrastruktur der Stadtverwaltung“, erklärte Stadtkämmerer Dr. Schmehl bei der symbolischen Inbetriebnahme des Systems, „eine rechtssichere digitale Archivierung stellt einen unverzichtbaren Baustein für ein zeitgemäßes E-Government unserer Stadt dar.“
